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9 pasos para ganar en el email

El e-mail es uno de los mejores y peores inventos de todos los tiempos. Tiene el potencial de aumentar tu productividad sin límites, o de ahogarlo en una ola completamente inmanejable, donde vas a sentir la "muerte por correspondencia ".

Algunos empresarios y hombres de negocios famosos, especialmente Tim Ferris de "La semana laboral de cuatro horas", defienden deshacerse completamente del e-mail. Sin embargo, aunque esto es posible para aquellos que han logrado obtener su negocio y funcionar de forma autónoma utilizando un ejército de mano de obra subcontratada, para la mayoría de nosotros, vivir sin e-mail no es una posibilidad.

Por lo tanto, aquí hay 10 tips para hacer tu vida de e-mail un poco mas fácil.

1. Sin spam. No todos los proveedores de e-mail se crean iguales. Definitivamente utiliza uno que tenga un excelente filtro de spam para que el correo basura nunca esté delante de tus ojos. Pocas cosas son tan tediosas como buscar entre montañas de basura ese mensaje importante.

2. Método. Trabaja a tu manera de arriba a abajo, un e-mail a la vez. Abre cada e-mail y elimínalo inmediatamente. Tus opciones: borrarlo, archivarlo; responderlo rápidamente; ponerlo en tu lista de tareas; hacer la tarea  inmediatamente; o, finalmente re-enviar. Observa que para cada opción, el e-mail es en última instancia archivado o eliminado. Nunca los dejes ahí. Y haz esto rápido, pasando al siguiente e-mail. Si practicas lo suficiente, puedes terminar con un par de docenas de mensajes muy rápidamente.

3. Trabajo por lotes. Algunos trabajos acumulan gran cantidad de pequeñas tareas que requieren 10-15 segundos de respuesta a mensajes de e-mail. Si tienes muchos de estos durante el día, puedes crear una regla o una carpeta para ellos, y verlos de una vez. Este tipo de 'dosificación' es particularmente útil cuando se necesita procesar una gran cantidad de pagos, o firmar un montón de peticiones similares a lo largo del día.

4. Sin "por hacer". Trata de no mezclar tu e-mail con cosas de lista "por hacer". Si dejas un e-mail con una acción necesaria en tu bandeja de entrada, el resultado final será que la bandeja de entrada será el sistema "por hacer". En su lugar, haz una nota de la acción requerida en un sistema "por hacer" externo, ya sea esta una aplicación dedicada, o simplemente un cuaderno o un post-it, y luego archiva el e-mail. De todas maneras tendrás que hacer la tarea, pero al menos estará en una lista legítima en lugar de mantener tu bandeja de entrada llena.

5. Reglas. Si utilizas sitios de compras o te suscribes a listas de correo, te darás cuenta rápidamente que tu bandeja de entrada se inunda con mensajes de varias suscripciones con las que estuviste de acuerdo sin saberlo, así como notificaciones y confirmaciones. Crea "reglas" para archivar inmediatamente éstos a una carpeta correspondiente para que puedas verlos de una manera más lógica. Si las reglas parecen un poco complicadas, siempre puedes crear otro e-mail para usarlo exclusivamente para las suscripciones.

6. Preguntas frecuentes. Un método para evitar correos electrónicos con preguntas comunes o repetitivas es escribir una sección de preguntas frecuentes en el sitio de la compañía basado en cosas que tus clientes preguntan más. Incluso, si todavía recibes mensajes con las mismas preguntas, en lugar de perder el tiempo en una respuesta, simplemente puedes referir al remitente a tu sitio web. Es probable que se des cuenta de que tu bandeja de entrada se vuelve mucho más liviana una vez que tienes una buena sección de preguntas frecuentes en tu sitio.

7. Para los valientes entre ustedes ... No tengas miedo de borrar o archivar e-mails. Pregúntate "¿qué es lo peor que puede pasar?" Si la respuesta no es tan mala, simplemente bórralo y sigue adelante. No puedes responder a todo, por lo que escoge los más importantes y respóndelos.

8. Pocas palabras. Una vez que hayas filtrado los mensajes de correo electrónico que has elegido para responder, no eches a perder todo el trabajo que has hecho respondiendo a todo. Limítate a responder cinco frases como máximo, y recuerda que las viñetas son tus amigas. Que tu mensaje sea corto y potente - te sorprenderás de lo claro y seguro que vas a parecer.

9. Hazlo todo. Al igual que unir por lotes los e-mails similares para hacerlo más eficiente, todo el proceso de tus e-mails debería ser por lotes. Al abrir la bandeja de entrada, revisa todo hasta que hayas terminado, y esté despejado. Hazlo una regla: No dejes atrás ningún e-mail. Trabaja con todos ellos!

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